Gestion des salaires

Gestion des salaires

Gestion des contributions patronales

Afin de simplifier la gestion des salaires, Open Net Sàrl, partenaire d'OpenERP en Suisse à développé un module de gestion des contributions patronales.

Ce module est disponible sur apps.openerp.com

Partie employés

Pour pouvoir verser des salaires vous devez avoir des employés enregistrés dans votre base. Pour les créer allez dans Human Ressources > Human Ressources > Employees > New. Saisissez les informations personnelles de votre employé puis cliquez sur l’onglet « Divers ». Les quatre champs suivants doivent impérativement être complétés.

« Bank Account Number » qui exige les informations bancaires de l’employé.

« Employee Bank Account » qui exige le compte de liquidités utilisé pour verser les salaires.

« Salary Account » qui exige le compte de gestion où le salaire brut est comptabilisé.

« Employee Account » qui exige le compte de passif où le salaire net est comptabilisé.

Si l’employé que vous êtes en train de créer n’est pas encore enregistré comme partenaire (tous les employés doivent avoir un profil partenaire) vous ne pourrez pas choisir son compte bancaire, c’est pourquoi vous allez également devoir le créer. A coté du champ « Bank Account Number » cliquez sur la loupe, le contenu de la fenêtre affichée est vide, cliquez sur le bouton « Nouveau », vous voyez maintenant des champs qui doivent être remplis par des informations bancaires. Avant de les remplir, vous allez créer le partenaire, en haut à droite, cliquez sur la loupe à coté du champ « Partenaire ». Si votre partenaire existe déjà, sélectionnez le, sinon « Nouveau ».

Remplissez les informations générales. Ensuite passez sur l’onglet « Accounting », dans le champ « Account receivable » saisissez y un compte d’actif. Lors des versements de salaires, ce compte servira à comptabiliser le total des retenues sur le salaire de l’employé. Puis le montant de ce compte sera soustrait du salaire brut. Donc, à la fin du processus de versement des salaires le solde pour balance de ce compte est à zéro. Il n’est pas impératif que le compte choisi ait un libellé qui corresponde exactement à son utilisation. Vous pouvez toutefois créer un compte d’actif nommé « Retenues s/ salaire » par exemple. Dans le champ qui se trouve à droite, « Account Payable », saisissez un compte de passif. Il servira à comptabiliser le montant dû par l’employeur (salaire net) avant d’avoir été versé.

Une fois le partenaire créé, vous pouvez le choisir dans la fenêtre des informations bancaires et saisir ses données bancaires. Remplissez ensuite les trois champs suivants (comme illustré sur la page précédente).

Partie salaires

Pour commencer, vous allez créer les cotisations dans le registre des contributions, Human Ressources > Configuration > Payroll > Contribution Register. Vous devez indiquer le nom de la cotisation ainsi que les comptes de bilan et de gestion qui lui sont liés. Sauvegardez.

Ensuite, il faut créer le contenu des futures structures salariales, c’est-à-dire les déductions et les allocations. Allez dans l’onglet Configuration > Payroll > Salary Heads. C’est ici que vous aller ajouter le nom de la cotisation (utilisez le même nom que celui que vous avez saisi dans le registre des contributions), son code, son type (déduction, allocation) ainsi que la base sur laquelle la cotisation sera calculée (salaire brut, salaire coordonné). Les taux ou les montants des déductions et des allocations ne doivent pas être saisi ici.

Toujours sur la même page, cliquez sur l’onglet « Contribution » plus bas à gauche. C’est ici que vous allez spécifiez le % versé par l’employeur. Créer une nouvelle entrée puis indiquez le type du montant (pourcentage, montant fixe), indiquez à combien s’élève la contribution et sélectionnez la cotisation correspondante dans le registre des contributions. Cliquez ensuite sur « Save & Close ».

Dans l’exemple ci-dessus, l’employeur paye la moitié du montant mensuel total de la charge AVS, l’autre moitié sera automatiquement retenue sur le salaire de l’employé.

Maintenant que les cotisations sont créées et configurées, il reste à faire la (les) structure(s) salariale(s). Pour cela, allez dans l’onglet « Salary Structure », qui se trouve en dessus de l’onglet « Salary Heads ».

Faites une nouvelle structure. Ici, vous allez pouvoir saisir le nom de la structure, son code et ajouter les cotisations que vous venez de créer. Pour chaque cotisation dont le « Amount Type » est en %, vous devez indiquer le taux total (employé et employeur). Finalement, saisissez le compte de gestion lié à la cotisation. Voir exemple page 3.

Partie contrats

Vous pouvez à présent créer les contrats, en associant employé et structure salariale. Allez dans l’onglet Human Ressources > Contracts. Faites un nouveau contrat dans lequel vous saisissez la référence du contrat, l’employé, son salaire, son type de salaire (brut, net ou basic), le type de contrat (employé, sous-traitant) ainsi que la date de début du contrat. Finalement, sélectionnez la structure salariale correspondant à l’employé, puis sauvegardez.

Type de salaire : Notez que si vous choisissez le type : salaire brut, cela veut dire que les éventuelles allocations sont comprises dans le montant saisi dans le champ « salaire » par contre si vous voulez que le montant des allocations vienne s’ajouter au montant du salaire, vous devez choisir le salaire basic.

La configuration étant finie, vous pouvez maintenant passer les salaires. Pour cela, allez dans Human Ressources > Payroll > Employee Payslip > New. Choisissez l’employé puis cliquez sur Compute Sheet. Vous pouvez vérifier les montants, s’ils sont corrects appuyez sur « Verify Sheet » puis « Approve Sheet ». Vous pouvez également passer tous les salaires en une seule fois au lieu de le refaire pour chaque employé. Il vous suffit d’aller dans Human Ressources > Payroll > Payroll Register.

Pièces comptables

Lorsque vous validez la fiche de paye de l’employé. Trois pièces comptables sont automatiquement générées. Il faudra que vous les approuviez pour que les salaires soient comptabilisés.

La première pièce comptabilise le montant de cotisations prélevées sur le salaire brut de l’employé. Autrement dit elle sert à calculer le montant qui sera soustrait du salaire brut. La seconde pièce comptabilise les charges sociales de l’employeur. La troisième pièce comptabilise la soustraction des cotisations sur le salaire brut de l’employé.

Structure salariale

Ici vous pouvez saisir les taux des cotisations ainsi que les montants, n’oubliez pas d’indiquer s’il s’agit d’un pourcentage ou d’un montant fixe.

Pièce comptable 1: Salary Slip of Alberto Caldo for février 2012

Ici, le salaire brut est comptabilisé, les retenues sont enregistrées dans le compte 1305 Retenues s/salaire. Au total on obtient un montant de 656.93 au débit du compte 1305 Retenues s/salaire. Les allocations familiales sont comptabilisées dans le salaire net (400.- CHF au crédit du compte 2002 Dettes c/charges de personnel)

Pièce comptable 2 : Total des charges sociales pour Alberto Caldo

Ici, les charges sociales sont comptabilisées et virées dans les comptes du passif.

Pièce comptable 3 : Adjustment Entry

Ici, le salaire brut est diminué de 656.93 CHF, ce montant représente le total des charges supportées par l’employé.

Notez que le compte 1305 Retenues s/salaire est crédité de 656.93 CHF, le solde pour balance du compte est donc de zéro.